Software

E-Mails in Outlook organisieren

Wer mit einer großen Anzahl von E-Mails umgehen muss, findet in der Microsoft-Software Outlook diverse Möglichkeiten, seine E-Mail zu organisieren. Die praktischen Werkzeuge helfen dabei, E-Mails zu organisieren und den Überblick zu behalten.

E-Mails in Outlook via Kategorien organisieren

Zunächst gibt es die Möglichkeit, E-Mails in Outlook mittels Kategorien zu ordnen. Dabei markiert man verschiedene Themen mit unterschiedlichen Farben. Und so geht’s:

• Markieren Sie eine E-Mail mit einer Kategorie, indem Sie auf die Kategorie-Spalte einer E-Mail im Posteingang klicken – und zwar mit der rechten Maustaste. Dann wählen Sie eine Kategorie.
• Passen Sie die Kategorien Ihren Anforderungen an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Kategorie-Spalte einer E-Mail klicken. Klicken Sie dann auf “Alle Kategorien”; dort können Sie dann Kategorien umbenennen, aus verschiedenen Farben wählen, neue Kategorien hinzufügen oder überflüssige Kategorien löschen.

Sie können Ihre E-Mails anschließend auch nach Kategorien sortieren – und nicht mehr nur nach Posteingangsdatum, Absendername, Betreff o.ä.

E-Mails in Outlook mit dynamischen Schriftfarben organisieren

Man kann E-Mails auch anhand dynamischer Schriftfarben organisieren – dann erkennt man wichtige Absender und Kontakte schnell und einfach an der Farbe. Und so geht’s:

• Klicke Sie einfach auf “Extras”, anschließend auf “Organisieren”. Dort wählen Sie dann den Menüpunkt “Farben verwenden”.
• Der letzte Teil ist selbsterklärend, experimentieren Sie einfach ein wenig damit.

Regeln und Benachrichtigungen in Outlook erstellen

Mit Outlook lassen sich bestimmte E-Mails auch automatisiert verschieben, hervorheben oder kategorisieren. Die Kriterien dafür legen Sie freilich selbst fest über den “Regel Assistenten”. Und so geht’s:

• Klicken Sie auf “Extras”, dann auf “Regeln und Benachrichtigungen” und “Neue Regel”.
• Die Verwendung der dort abgelegten Funktion “Regel Assistent” ist intuitiv.

Seien Sie aber vorsichtig bei der Einrichtung des Assistenten – das automatische Verschieben und Löschen von E-Mails über eine unsauber oder falsch definierte Regel kann zum Verlust von wichtigen Informationen führen.

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